Calcul du temps...
Une bonne gestion des stocks donne aux propriétaires de commerces de détail une cadence de réapprovisionnement plus stable, des registres de caisse plus clairs et leur évite les surprises dans les rayons.
Les pertes dans le commerce de détail représentent désormais environ 1,5 % du total des ventes au détail au Canada et on estime qu’elles ont un coût annuel de 9 milliards de dollars pour les commerces de détail. Cela montre à quel point les petits écarts d’inventaire s’accumulent facilement quand les registres de ventes et d’inventaire ne concordent pas. Un petit commerce n’a pas besoin d’un logiciel de gestion d’entrepôt pour régler ce problème. Ce dont il a besoin, c’est d’une routine claire, liée au registre de caisse qu’utilise chaque jour l’équipe qui y travaille. Une fois que les ventes, les retours et les inventaires sont regroupés dans un seul système fonctionnel, il devient plus facile de faire confiance au contrôle des stocks.
Il convient aussi de passer en revue les produits les plus vendus chaque semaine, car pour les petits commerces, c’est la constance, bien plus que la complexité, qui fait la différence.
Imaginez une boutique de cadeaux de quartier qui reçoit trois boîtes le mardi matin. La propriétaire vérifie la liste de marchandise, compte chaque article et note que deux tasses sont ébréchées avant que les boîtes ne quittent le comptoir. Le personnel vend ensuite chaque article en utilisant la caisse en bonne et due forme plutôt que d’utiliser une touche d’entrée manuelle ou une note manuscrite. Cette chaîne de gestes simples fait en sorte que le compte de stocks correspond vraiment à ce qui est entré dans la boutique, puis en est sorti.
La plupart des problèmes d’inventaire surviennent quand une étape déroge à la routine. Un membre du personnel met de nouveaux articles en rayon avant qu’ils n’aient été consignés dans les registres, ou un article retourné est remis à sa place avant que sa vente n’ait été annulée. Ces raccourcis semblent inoffensifs sur le moment, mais ils entraînent des erreurs qui se répercutent sur le réapprovisionnement et les rapports de fin de journée. Optez pour une routine courte et claire; votre équipe sera plus encline à la respecter.
Le contrôle des stocks ne fonctionne que si chaque article dispose d’une fiche propre où figurent un nom, un UGS, un prix et un emplacement uniques. Si deux tasses bleues partagent une description imprécise ou si leur prix à la caisse diffère de celui en rayon, toutes les ventes et tous les inventaires subséquents seront basés sur des chiffres erronés.
Une boutique de vêtements illustre bien ce problème. Si des t-shirts bleu marine de tailles petite, moyenne et grande partagent une même fiche d’article, il n’est pas possible de savoir quelle taille est en rupture de stock et quelle taille stagne. Dans le but de répondre à une simple question de la clientèle, le personnel doit alors vérifier les rayons, l’arrière-boutique et l’historique des commandes, ce qui est très chronophage. À l’inverse, des fiches différenciées permettent de maintenir un décompte exact et facilitent le passage à la caisse.
Des données de qualité au sujet des articles facilitent également les inventaires. Il suffit de balayer ou de vérifier l’étiquette d’un article pour s’assurer d’avoir trouvé le bon produit, la bonne taille et le bon rayon. C’est particulièrement important pour les articles qui se ressemblent, comme des bougies aux parfums similaires ou des cartes de vœux dont la couverture est presque identique. Des registres bien tenus peuvent sembler élémentaires, mais ils éliminent une grande partie des incertitudes qui rendent la gestion des stocks si frustrante.
Un seuil de réapprovisionnement est le niveau de stock qui vous indique quand passer la prochaine commande. On le calcule en tenant compte du volume de ventes moyen pendant le délai d’approvisionnement d’un fournisseur, puis en ajoutant un stock de sécurité. Ainsi, pour une bougie dont les ventes s’élèvent à 10 unités par semaine, livrable avec un délai de deux semaines et ayant un stock de sécurité de 5 unités, le seuil de réapprovisionnement est de 25.
Une façon pratique de déterminer ce nombre consiste à commencer par un article qui se vend souvent et dont les livraisons sont prévisibles. Supposons qu’au rayon des collations, vous vendiez quatre cartons d’eau pétillante par semaine et que le fournisseur mette habituellement huit jours à livrer. Vous pouvez arrondir le délai de livraison à deux semaines, prévoir la vente de huit cartons pendant cette période et ajouter une petite marge de manœuvre au cas où il y ait une fin de semaine chaude ou un retard de livraison. Dès que le stock disponible aura atteint le niveau calculé, vous passerez une commande.
Il est important que le stock de sécurité reflète la réalité; il ne doit pas s’agir d’une estimation qui augmente continuellement au fil du temps. Si un fournisseur livre souvent avec du retard, prévoyez une marge plus importante. Si l’approvisionnement est au contraire fiable et que l’espace d’entreposage est limité, songez à réduire vos stocks. Les seuils de réapprovisionnement sont particulièrement efficaces lorsque vous les revoyez à la suite d’un changement saisonnier, d’une modification des prix ou d’un événement local susceptible d’influencer les ventes à la hausse ou à la baisse. Si vous ne les révisez jamais, ils deviennent désuets et le nombre d’unités en stock cesse de guider la cadence d’achats.
Les coûts de possession correspondent à tout ce qu’il en coûte de maintenir des stocks invendus au fil du temps. Cela comprend : les frais d’entreposage, les fonds immobilisés, les assurances, la pression d’offrir un démarquage et le risque qu’un article cesse de se vendre. Ils se font vite sentir pour les propriétaires de commerces de détail, car chaque caisse en trop dans l’arrière-boutique réduit le budget disponible pour la prochaine commande déjà réclamée par la clientèle.
Un exemple saisonnier permet de bien le comprendre. Si vous achetez 60 écharpes supplémentaires en octobre parce que leur coût unitaire vous semble intéressant, ces écharpes occuperont encore de l’espace en rayon en novembre et en décembre, voire en janvier. Ces fonds resteront immobilisés tandis que les articles qui se vendent plus rapidement, comme les gants, les chaussettes ou les ensembles cadeaux, attendront d’être recommandés. Et si le temps reste clément, il se pourrait bien que les stocks excédentaires finissent sur la table des articles démarqués.
Il n’est pas nécessaire de recourir à un modèle financier complexe pour bien tirer parti des coûts de possession. Commencez par cerner les articles qui sont en stock depuis plus d’un cycle de vente et comparez-les aux articles que vous commandez souvent. Un stock qui stagne pose un problème d’entreposage et vous empêche de voir clairement ce dont le magasin aura réellement besoin par la suite. Souvent, stocker moins d’articles inadaptés améliore davantage la gestion des stocks qu’acheter plus d’articles adaptés.
La caisse devient ainsi une source quotidienne d’informations sur les mouvements de stock, plutôt qu’un outil de vente distinct.
Cela revêt d’autant plus d’importance lorsque vous proposez plusieurs modes d’achat. Au premier trimestre de 2024, le commerce électronique représentait 16,1 % du total des ventes de détail aux États-Unis (page en anglais seulement). Or, lorsqu’un même article fait l’objet d’une commande en ligne, d’une vente en magasin et d’un retour le même jour, les inventaires distincts deviennent vite inexacts. Une solution telle que le PDV Moneris Go Détail permet de maintenir une grande cohérence entre les registres de ventes et d’inventaire.
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Situation en magasin |
Ce qu’un bon registre de caisse devrait vous révéler |
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À midi, le dernier chandail de taille moyenne est vendu à la caisse. |
Le niveau des stocks devrait chuter à zéro immédiatement afin que le personnel cesse de promettre un article déjà vendu. |
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Une bougie est retournée en début de semaine. |
L’article ne devrait être réintégré au stock disponible que si son état permet encore sa revente. |
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Une commande en ligne est récupérée dans les rayons du magasin. |
La vente devrait entraîner la déduction d’une seule unité, de sorte que le nombre d’articles en rayon et en ligne reste cohérent. |
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Une correction de prix est appliquée à la caisse. |
La valeur de vente devrait pouvoir varier sans que le nombre d’unités soit affecté afin de préserver l’exactitude de l’inventaire lorsque des rabais sont appliqués. |
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Un article endommagé est repéré lors d’un inventaire. |
Lors des ajustements manuels, le motif devrait pouvoir être noté afin que les analyses ultérieures distinguent les articles endommagés et des pertes inexpliquées. |
Pour un petit magasin, les avantages sont concrets. Le personnel peut répondre à la question « Est-ce que ce produit est encore disponible? » à l’aide d’un seul registre, au lieu d’avoir à vérifier les rayons en espérant que le décompte soit à jour. Et le temps passé à corriger des écarts évitables après des journées chargées, des événements ponctuels et des retours effectués la fin de semaine diminue lui aussi. C’est ici qu’un système de gestion des stocks révèle à quel point il est précieux pour un petit commerce.
Les petits commerces de détail devraient faire un inventaire partiel chaque semaine et un inventaire complet selon un cycle adapté au volume des ventes et au risque de pertes. Pour beaucoup de commerces, les inventaires mensuels complets fonctionnent bien. Quant aux articles à rotation rapide, comme les piles, les boissons ou les accessoires, des inventaires cycliques hebdomadaires sont souvent requis pour que les registres demeurent fiables.
Songez à prendre l’inventaire plus souvent dans les conditions suivantes :
Un calendrier raisonnable fonctionne par catégories plutôt que de concerner l’ensemble du magasin entier d’un seul coup : bijoux le lundi, collations le mercredi et articles de décoration intérieure un vendredi sur deux. Un inventaire complet à la fin du mois sert alors à vérifier le bon fonctionnement du système plutôt qu’à remédier à une situation d’urgence. Si vous constatez des écarts plus prononcés dans une catégorie, raccourcissez l’intervalle concerné plutôt que d’augmenter la fréquence des inventaires complets.
Des inventaires réguliers ne font pas que confirmer les quantités. Ils mettent en évidence les failles liées aux processus. Si les stocks de bougies sont toujours insuffisants après les jours de marché, cela pourrait être dû à une réception précipitée, à des échantillons non consignés ou à des retours non comptabilisés. Cette tendance vous donne un point concret à corriger la semaine suivante.
Les pertes diminuent lorsque chaque mouvement de stock obéit à une règle simple précisant qui doit le consigner et à quel moment il doit être vérifié. C’est généralement grâce à des mesures de contrôle élémentaires, comme la réception des marchandises le jour même, l’approbation des ajustements par un ou une gestionnaire et un décompte rapide après des activités de vente inhabituelles, que les plus grandes améliorations surviennent. Les habitudes simples s’implantent plus durablement que les listes de règles interminables.
Pour illustrer cela, prenons l’exemple d’un présentoir d’accessoires pour téléphones. Vous recevez 24 chargeurs, en placez 20 en magasin et en gardez 4 dans le tiroir, puis, lors d’un inventaire effectué la fin de semaine, vous constatez qu’il n’y en a que 21 au total. La prochaine étape est évidente, car la règle est claire : il faut vérifier le registre des marchandises réceptionnées, passer en revue les ventes et les retours, et repérer un ajustement manuel non motivé. Vous ne vous demandez pas par où commencer et votre équipe n’invente pas une nouvelle procédure à chaque fois.
Les commerces de détail parviennent généralement à réduire les pertes par le biais d’une répétition régulière. Le personnel utilise la caisse pour chaque vente, les superviseurs et superviseuses passent en revue les ajustements inhabituels et les inventaires sont effectués selon le calendrier prévu, même pendant les semaines de forte affluence. C’est précisément grâce à cette discipline constante que Moneris s’intègre naturellement au magasin. Quand vos registres de caisse concordent étroitement avec vos registres d’inventaire, la gestion des stocks ne semble plus être une corvée à part, mais un élément à part entière de la bonne gestion du magasin.
Un seuil de réapprovisionnement est le niveau de stock qui vous indique qu’il est temps de passer une nouvelle commande auprès d’un fournisseur. Pour le calculer, multipliez vos ventes moyennes pendant le délai d’approvisionnement du fournisseur par ce même délai, puis ajoutez un petit stock de sécurité. Cela vous évitera les ruptures de stock sur les produits les plus vendus tout en réduisant au minimum les stocks excédentaires.
Pour réduire les pertes, il faut commencer par mettre en place des procédures d’inventaire rigoureuses. Enregistrez les stocks dès leur arrivée, traitez chaque vente par l’entremise du PDV, documentez correctement les retours et les articles endommagés, et faites l’inventaire régulièrement. Des procédures claires et des vérifications régulières permettent de détecter les écarts avant qu’ils ne se traduisent par des pertes plus importantes.
Oui. Un système de PDV avec fonctionnalités de gestion des stocks peut mettre à jour automatiquement le niveau des stocks lorsque des articles sont vendus, retournés ou échangés. En assurant la cohérence entre les registres des ventes et d’inventaire, les propriétaires de commerces de détail bénéficient de données plus exactes et peuvent prendre de meilleures décisions en matière d’achats et de réapprovisionnement. PDV Moneris Go Détail permet aux entreprises de suivre leurs stocks, de gérer les commandes, d’accepter les pourboires laissés sur simple présentation d’une carte et bien plus encore.
Pour la plupart des petits commerces de détail, combiner des inventaires mensuels complets à des inventaires hebdomadaires portant sur les produits à forte rotation s’avère avantageux. Quant aux produits qui se vendent rapidement, sont fréquemment retournés ou font l’objet de pertes accrues, des inventaires plus fréquents peuvent se révéler nécessaires.
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